外贸如何甩锅给客户发货

说明发货责任混为一谈

对于外贸企业来说,如何处理客户发货问题,转嫁责任往往是一个难点。很多时候,客户追问货物下落,企业如果直接说我们还未发出,很难让客户满意。实际操作中,许多企业会选择模糊责任,诱导客户以为问题出在后续运输环节。比如直接说我们已发出,问题应出在国外那边,我们也没法控制等语言,让客户产生我们已做足本分的印象。

提供虚假物流单据

另一个操作是提供虚假的物流单据,让客户以为货物已经真正发出。例如找个三十块钱的小众快递打印一张提单,给客户看似真切。这样一来,任何问题都可以说是快递中途出了问题。提供虚假单据虽然看似妥当转移责任,但镜头一转,一旦客户追查真相,后果将不堪设想。作为正规企业,最好还是说真话做实事。

重申发货责任说法

要处理好这个问题,最好的方法是重申发货责任的说法。比如说我们公司负责物流公司交接部分,但国外一Beyond我们的控制范围。同时提供真实的运单跟踪号,也告诉客户如果一段时间内还未送达,我们将和国外快递进行催单。这样说清楚了责任范围,也给了客户信心我们会跟进,但问题的真正原因不在我们这边,也就不会直接责怪我们。这是 将责任说清楚同时也给了客户一种我们正在解决的感觉。

及时上报遇到的问题

另外,如果在发货过程真的遇到问题,如快递员短件或延误等,必须第一时间告知客户,给客户一个解释的机会,不要等被动被问起。主动认错相对被动答非问题,给客户一个更好的印象。同时也可以商量解决方法,比如重新寄件或提供退货服务等,这会让客户觉得你作为一个负责任的公司在解决问题。诚实面对,主动解决,是处理好这类客户投诉的最佳方法。

总结

总之,外贸企业在客户询问发货问题时,不能诱导客户或提供虚假信息转嫁责任。最好说清楚我们的责任范围,同时告知后续问题不在我们控制之内,给客户一种我们负责任且正在解决的感觉。如果真的遇到问题,也必须主动告知客户,通过解决问题来获得客户的信任。只有以诚信和负责任的态度面对,才是处理好这个难点的正确方向。

常见问答(FQAS)

外贸企业在发货后,如何解释货物下落不明的情况?

外贸企业不能直接告诉客户我们还未发货,也不能提供虚假运单或信息转嫁责任。最好的方法是重申我们负责物流公司交接部分,但国外一段时间后就超过我们的控制范围了。同时提供真实运单号并告诉客户如果一段时间内还未送达,我们将跟进询问国外快递情况。

如果真的遇到快递问题,如短件或延误,外贸企业应如何告知客户?

如果真的遇到快递问题,外贸企业必须第一时间主动告知客户,给一个解释的机会,而不是等被动被问起。同时主动提供重新寄送货物或退货等解决方案,这可以让客户觉得企业很负责任地在解决问题。

如果客户追问真相,提供虚假运单的后果会怎么样?

如果提供虚假运单被客户质疑并追查真相,后果将非常严重。客户会觉得企业不诚实,责任说辞不成立。这将严重损害企业在客户眼中的可信赖度。

外贸企业在应对客户投诉时,如何给客户留下一个较好的印象?

以诚恳和负责任的态度面对客户,主动告知事实真相,提供 tracks 号等真实信息,及时解决客户问题。不应提供虚假信息转嫁责任,要重申自身责任范围的同时 also 告知问题可能原因。以此方式处理,可以给客户留下企业值得信赖的好印象。

总的来说,外贸企业应如何正确认识并妥善处理客户发货问题?

外贸企业不能随意打转或提供虚假信息转嫁责任。应明确自己的责任范畴,如有问题主动告知客户并解决,以诚恳负责任的态度赢得客户信任,这是处理这样问题的正确方向。

更新时间:2024-12-28